PLAN DE GOUVERNANCE POUR LA PERIODE DU
06/2007 à 06/2010
1°) Définition du plan de gouvernance :
C’est la structure administrative recommandée aux Rotary clubs, pour développer leur propre personnalité tout en soutenant les objectifs et idéaux du Rotary International.
Ce plan doit être accompagné de procédures efficaces et standardisées pour :
Développer et fixer les objectifs à long terme du club,
Permettre aux membres de s’impliquer et favoriser leur participation active par la planification et la communication.
Maintenir une bonne camaraderie au sein du club,
Assurer la continuité de la politique du club,
Développer un plan de formation efficace pour assurer la pérennité du club pour les fonctions indispensables à son bon fonctionnement.
2°) Participants à l’élaboration et à la réalisation du plan de gouvernance :
Le président en exercice,
Le vice-président,
Le président sortant,
Le secrétaire en exercise (s’il a accepté d’être président),
Le secrétaire du vice-président (s’il a accepté d’être président),
Un past président porte-parole des past présidents,
Le responsable de la commission recrutement,
Le trésorier.
3°) Fréquence des réunions :
Une réunion deux fois par an, l’une en octobre après le premier tiers de l’année rotarienne, l’autre en avril durant le dernier tiers de l’année rotarienne.
Chaque réunion devra :
Faire le point sur le respect du plan et sur l’avancement des objectifs fixés.
Proposer des modifications ou ajustements devant permettre d’atteindre les objectifs fixés.
Préparer et proposer des futurs développements ou voie de développement du club.
Examiner et décider sur les observations et/ou propositions que feront les membres du club.
4°) Définition des commissions permanentes du club :
4 - 1 Commission EFFECTIFS :
Objectif :
Définir et développer une stratégie de recrutement et de fidélisation des membres.
Augmentation de l’effectif annuel du club de 1(minimum).
Sous commission : Recrutement
Sous commission : Fidélisation
4 - 2 Commission ACTION :
Objectif :
Planifier et organiser des actions humanitaires, éducatives et professionnelles répondant aux besoins de la région, des pays étrangers et du club.
Création et mise à jour d’un annuaire des connaissances, invités et relations du club.
Maintien de l’échange de trois étudiants minimum par an. Pour sécuriser cette action jugée prioritaire par le club, une réserve de 12 000 € sera maintenue, permettant ainsi malgré les fluctuations du résultat des actions d’assurer deux années de student exchange, sans revenu suffisant des actions.
Sous commission : Action d’intérêt public
Sous commission : Action internationale
Sous commission : Soirée Cinéma
Sous commission : Action professionnelle
Sous commission : A I P M
Sous commission : Student exchange
Sous commission : Salon des Gourmets
Sous commission : Brocantes
Sous commission : Rotaract
4 - 3 Commission FONDATION ROTARY :
Objectif :
Favoriser un soutien financier à la Fondation Rotary ainsi qu’une participation active à ses programmes.
Maintenir la participation de notre club, par une donation de 100 USD par an et par rotarien (incluse dans la cotisation)
Sous commission : Don annuel
Sous commission : Subvention
Sous commission : Fonds permanents
Sous commission : Polio Plus
4 - 4 Commission COMMUNICATION :
Objectif :
Informer le public sur le Rotary et faire connaître les activités et actions du club. Pour cela choisir et mettre en œuvre le moyen de communication durant nos actions ( panneau, vidéo en boucle, etc …..) . Actualiser et mettre à jour le texte accompagnant les catalogues, dépliants, invitations aux conférences, etc….
Répertorier tous les journaux, publications régionales avec leur correspondant (noms et coordonnées).
Tenir à jour le site internet.
Sous commission : Communes
Sous commission : Presse et public
Sous commission : Inter-club
Sous commission : Site Internet
4 - 5 Commission ADMINISTRATION DU CLUB :
Objectif :
Veiller au bon fonctionnement du club, mettre à jour les règlements du club à fin d’en refléter la structure.
Invitation à chaque comité de 2 membres du club (ne faisant pas partie du comité), à discrétion de l’invitant, du président et/ou de la spontanéité d’un membre, le but étant que chaque membre du club participe à un comité par an.
Désignation dans chaque comité d’un suppléant du Président en exercise.
Organiser deux manifestations par année rotarienne, pour le libre-échange et la convivialité entre les membres.
Rédaction et diffusion de deux bulletins du club par année rotarienne
Mise, en forme et à jour, des archives du club (incluant : CR comités, bulletins, etc…) dans un document unique qui sera remis à chaque rotarien et à chaque intronisation.
Sous commission : Assiduité
Sous commission : Action intérieure
Sous commission : Animation du club
Sous commission : Bulletin du club |